Решавање на проблеми и донесување на одлуки.
Прашајте било кого на работното
место ако овие активности се дел од нивниот ден и ќе добиете одговор „Секако!“ Но колку од нас сме имале обука
на оваа тема? Знаеме дека oвие
активности се важен елемент од нашата работа, но дали ефективно ги извршуваме?
Луѓето претежно прават три работи кога се соочени со проблем:
- Стануваат уплашени или им е непријатно и сакаат да го снема проблемот;
- Се чувствуваат дека мора да изнајдат одговор, но не било каков туку точниот одговор;
- Бараат некој да му ја префрлат вината. Да се биде соочен со проблем претставува проблем за некои, но вистината е дека секогаш ќе бидеме соочени со проблеми.
Постојат две причини зошто проблемите ги доживуваме така негативно. Првата е дека проблемите треба да бидат решени и не сме сигурни како да го најдеме вистинското решение. Втората причина пак е помислата дека ќе има конфликт во размислувањата во врска со тоа кое е најдоброто решение. Многу од нас сакаат да ги избегнат конфликтите. Не се чуствуваме доволно комфорно да се справиме со конфликтот и го имаме тоа чуство дека нешто лошо ќе се случи. Целта на процесот на решавање проблеми е да не направи нас и нашата организација да не се чувствуваме непријатно доколку се појави конфликт.
Има две важни работи што треба да се запаметат во врска со проблемите и конфликтите. Тие се случуваат постојано и тие се можности да се зајакнат системот и врските во компанијата. Тие ни даваат информации што може да ги искористиме за да го поправиме тоа што треба и да ивршиме поквалитетна работа. Гледано на овој начин, можеме со леснотија да ги пречекуваме проблемите! (Скоро секогаш.)
Затоа што луѓето се склони кон решавање проблеми, најголемиот предизвик е да се оттргнат од тенденцијата веднаш да се пронајде решение. Најчестата грешка во решавање на еден проблем е пронаоѓање на одлука во истиот момент кога тој настанал. Тоа е грешка затоа што се носи одлука која би требало да го реши почетокот на процесот, кога нас всушност ни треба одлука на крајот на процесот.
Ова се седумте чекори за ефективно решавање на проблемите.
1. Идентификација на проблемот
- Јасни детектирајте го проблемот.
- Запомнете дека различни луѓе можат да имаат различни гледишта на истиот проблем.
- Одделете ја листата на препреки во однос на интересите.
2. Согледајте ги интересите на сите вклучени.
- Ова е важен чекор што некогаш недостасува.
- Интересите се потребата да бидеме задоволни со даденото решение. Често ги игнорираме нашите вистински интереси за тоа што сме приврзани со едно од дадените решенија.
- Ова е време на активно слушање. Тргнете ги на страна вашите несогласувања барем на кратко и ислушајте ги сите со намера да ги разберете.
- Најдоброто решение е она што ги задоволува интересите на сите.
3. Набројте ги можните решенија и опции.
- Ова е време за „брејнсторминг“. Совршена можност за да бидете креативни.
- Одделете ги опциите и направете евалуација на истите пред да продолжите со наредниот чекор.
4. Разгледајте ги опциите.
- Кои се плусовите, а кои минусите на даденото решение? Бидете искрени! Евалуацијата на сите понудени опции и решенија ќе ви помогне да ја одберете правилната одлука
5. ОДберете една од опциите, или повеќе.
- Одберете ја најдобрата одлука. Доколку не можете да одберете една, предходниот чекор ќе ви помогне да го стесните изборот на добри опции.
- Доколку постои можност, надоградете ги опциите и решенијата едно за друго. Некогаш комбинирањето на повеќе активности од предложените решенија е најдоброто решение.
6. Запишете за што сте се согласиле.
- Не се ослонувајте меморијата, запишете и почнете да работите на решавање на проблемот.
- Запишувањето на одлуката ќе ви помогне да можете да се присетите на сите детали и импликации.
7. Согласете се на надгледување и евалуација.
- Условите може да се променат. Направете дополнителен план за сите можни ситуации.
- Направете план како би го надгледувале цел процес на имплементација на решението.
- Разгледајте и евалуирајте ја имплементацијата.
Ефективното решавање на проблеми навистина одзема малку повеќе време и внимание. Но резултатот е секогаш позадоволувачки отколку да се согласите на решение кое нема да е толку добро. Она што навистина е потребно е одлуката дека треба да успорите.
Работењето низ овој процес не секогаш е линеарен по наведениот пример. Можеби
ќе треба да се навратите назад неколку чекори. На пример, ако имате потешкотии
околу избирањето на опција, можеби ќе треба да се навратите на размислувањето
како да ги задоволите интересите на компанијата.
Овој процес може да се користи во големи групи, помеѓу двајца, или доколку се
наоѓате пред тешка одлука можете сами да го поминете овој процес.
Колку е потежок и важен проблемот, толку е поважно и подобро да се користи овој процес. Доколку треба да одлучите каде да одите на ручек денес, најверојатно овој процес не ви е потребен. 🙂
Не се грижете доколку се ова ви звучи непознато и непријатно на почеток. Ќе
имате доволно можности да го практикувате и да се усовршите.